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COVID19 - Informations spécifiques concernant les campagnes FDVA 2020

Article ACTUALITÉS 24/03/2020

Le ministère chargé de la vie associative a transmis aux services plusieurs informations pour s’adapter à la situation et rassurer les associations ayant déposé des demandes de subvention dans le cadre du FDVA.

Plan de continuité de l’activité FDVA

L’instruction et la gestion des campagnes FDVA 2020 se poursuivent et les services de l’État mettent tout en œuvre pour respecter le calendrier initialement prévu afin de pouvoir vous notifier les décisions d’attribution de subvention puis leur versement dans les meilleurs délais.

Nous sommes tout à fait conscients que des actions et projets prévus au printemps 2020 vont être amenés à être décalés ou reportés, en raison des mesures de confinement et de la limitation des activités.

À ce titre, toutes les actions de formation en présentiel de bénévoles prévues dans les semaines à venir doivent être suspendues, jusqu’à nouvel ordre, et peuvent être reportées.

Si ces formations ont été présentées dans le cadre d’une demande de subvention au titre du FDVA1, les nouvelles dates des formations seront précisées a posteriori dans le compte-rendu financier des subventions 2020 allouées, sans appeler de demande préalable de changement auprès de l’administration.

Si l’association en a les moyens, les formations peuvent être organisées à distance en lieu et place du présentiel, sans effet négatif sur la subvention accordée.

Pour les projets présentés dans le cadre du FDVA2, nous veillerons également à faciliter les reports de calendrier des projets sur le second semestre 2020, voire sur l’exercice 2021.

Mesures spécifiques aux associations dans la loi d’urgence sanitaire et ses ordonnances

Retrouverez les mesures issues des ordonnances prises en application de la loi n°2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19, qui intéressent les associations.

Les comptes annuels et les annexes

L’ordonnance portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes prévoit que les délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d’une association pour :
- approuver les comptes annuels et les documents qui y sont joints le cas échéant, (rapport financier) ou pour
- convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation,
sont prorogés de trois mois.

Attention : cette prorogation ne s’applique pas si le commissaire aux comptes avait d’ores et déjà émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020 car l’ensemble de la procédure était en œuvre pour approuver les comptes.

Cette prorogation s’applique pour les associations qui ont clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par la loi dite Covid-19.

Les documents issus d’un retraitement comptable

La mesure s’applique de facto au compte d’emploi des ressources qui est annexé aux comptes annuels et qui est prévu par le règlement comptable applicable aux associations.

Par ailleurs, en matière de subvention, le délai de 6 mois (à compter de la clôture des comptes) imposé aux associations par le sixième alinéa de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 pour produire le compte rendu financier est prorogé de trois mois.

La mesure s’applique aux comptes rendus financiers relatifs aux comptes clôturés entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Les documents adressés aux membres pour les réunions des instances des membres des associations

L’ordonnance portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales prévoit que tout membre qui demande que les dirigeants lui adressent ou lui communiquent un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée générale doit indiquer son adresse électronique dans sa demande de manière à ce que la communication soit valablement effectuée par télécommunication électronique à l’adressée électronique indiquée

Les réunions de l’assemblée des membres des associations

La même ordonnance dispose que par principe, sur décision de l’instance d’administration ou de direction ou du représentant légal agissant sur délégation de cet organe, les assemblées des associations peuvent se tenir sans que les membres de ces assemblées et les autres personnes ayant le droit d’y assister (salariés par exemple), ne participent physiquement à la séance.

Dès lors sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, les membres de ces assemblées peuvent se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ils peuvent aussi être réunis de la même manière même si les statuts ou le règlement intérieur ont interdit cette possibilité.

Ces moyens doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

La mesure s’applique à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels.

Attention : les associations ne pourront pas faire d’assemblée générale par une simple consultation écrite des membres.

Les réunions des instances d’administration ou de direction des associations

Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire, les membres de l’organe d’administration ou de direction d’une association peuvent aussi se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et garantissant leur participation effective. Ils peuvent aussi se réunir de la même manière même si les statuts ou le règlement intérieur ont interdit cette possibilité.

Ces moyens doivent aussi transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Les associations pourront aussi tenir leur conseil par simple procédure écrite entre les membres.

La mesure s’applique aussi à toutes les délibérations même celles portant sur les comptes annuels.